L'animation participative de visio

2020 était placé sous le signe de la visio… Il y a fort à parier que ce n’est pas prêt de s’arrêter en 2021. L’animation de réunion en visio a des spécificités, auxquelles il faut s’adapter.

Les leviers de la visio

• C’est pratique de ne plus avoir de déplacement : on économise du temps, de l’argent, et de l’énergie, ce qui n’est quand même pas rien !

• Ça permet d’être sur des formats brefs quitte à se voir plus souvent : il est très difficile de garder l’attention et l’efficacité du groupe sur des temps de plus de 2h sans pause, 3h heures avec une pause au milieu. Alors profitez-en pour ne garder dans vos temps collectifs que des temps d’interaction. La visio c’est pour l’intelligence collective, le débat, la co-construction. Exit le descendant ! Si vous devez transmettre des infos, faites-le en amont. Par un diaporama, une synthèse visuelle (et si vous vous mettiez au sketchnoting ?), pourquoi pas une petite vidéo ? Et vous pouvez par ailleurs utiliser des documents partagés pour continuer à avancer entre deux réunions.

• La logistique n’est plus la même : plus besoin de réserver des salles de réunion, de préparer le café pour tout le monde tout en allant ouvrir en bas à ceux qui sont en avance.

• Le compte-rendu peut être facilité, notamment grâce aux captures d’écran. Le bonus : ça peut permettre de faire des comptes rendus plus visuels !

On vous le confirme : il est possible de faire participer des personnes à un temps collectif en visio. Promis !

Les freins (et comment les contourner...)

• Multitasking et distractions : quand on travaille sur un ordinateur on a l’habitude d’avoir un tas d’onglets et de fenêtres ouverts, on passe son temps à jongler. Alors c’est sûr que pendant une visio, c’est tentant de jeter un œil à un mail qui vient d’arriver, de regarder un truc vite fait sur internet, de faire d’autres tâches en parallèle… On est habitué au multitasking, encore plus quand on est sur ordinateur, et il est difficile de changer ses habitudes. Et même en dehors de l’ordinateur, il est possible qu’il y ait des personnes qui interagissent avec vos participant-es (enfants, conjoint-e-s, collègues, etc.), et qui captent leur attention. Il est possible de proposer aux participant-e-s de fermer leur boite mail, tchat, téléphone, pour être pleinement disponible. Suggérez de garder la vidéo (et le micro s’il n’y a pas de perturbations sonores en arrière-fond) ouverte, utilisez la communication gestuelle régulièrement pour faire réagir les participant-es (pouce vers le haut si tout est ok, pouce vers le bas s’il y a un problème, agiter ses deux mains vers le haut si on est d’accord, etc.), utilisez des outils pour faire participer chacun-e. Car la meilleure manière de garder l’attention d’un participant-e, c’est de le rendre acteur. Quand on existe dans le groupe, quand on participe, quand on débat, quand on co-construit, on n’a ni l’envie ni la disponibilité pour faire autre chose en parallèle de la réunion.

• Moins de langage non-verbal : il ne reste plus que les expressions du visage, ce qui peut être moins simple à déchiffrer… Par exemple une personne peut être avachie sur son fauteuil, ce qu’en présentiel vous détecteriez à coup sûr comme un signe que vous êtes doucement en train de perdre son attention, mais en visio il est possible, selon l’orientation de la caméra, que vous ne le voyiez pas du tout.

• La technique et ses possibles failles : prévoyez des solutions de secours, des plans B. En plus de votre ordinateur principal, vous pouvez télécharger votre logiciel de visio en amont sur un autre ordinateur ou sur votre téléphone, avec le lien de la réunion disponible. Ainsi, même si vous avez des problèmes de connexion, vous avez une solution de repli ! Quant aux participant-e-s, pensez à leur transmettre les informations techniques avant la réunion : lien de connexion, s’il faut télécharger un logiciel de visio, voire petite vidéo de prise en main du logiciel, etc.

• Illectronisme : on n’est pas tous égaux face au numérique ! Ayez cela en tête quand vous prévoyez vos outils d’animation. Il faut qu’ils soient accessibles, et utilisés avec parcimonie. N’entrez pas dans une surenchère d’outils, votre réunion n’en sera pas plus efficace ! S’il y a des inégalités de maitrise de l’outil informatique dans le groupe, formez régulièrement des petits groupes et chargez une personne de retranscrire les échanges sur un outil numérique. Alors il y a des chances que dans le sous-groupe il y ait au moins une personne qui soit suffisamment à l’aise avec l’outil pour le compléter. Et il est possible de faire du participatif sans outil numérique (à part celui de la visio…) ! Par exemple en proposant aux participant-es de se positionner avec un pouce levé s’il est d’accord avec une affirmation ou pouce baissé s’il n’est pas d’accord (équivalent du débat mouvant), ou bien en montrant des chiffres avec ses doigts (1 = tout à fait d’accord, 2 = à peu près d’accord, 3 = pas vraiment d’accord, 4 = pas d’accord du tout) (équivalent de l’Abaque de Régnier), etc.

• Distance dans la relation humaine : on est à distance, c’est un fait ! Or une partie de la relation entre des personnes se passe dans la proximité, dans la présence des corps dans une même pièce, dans une dynamique qui émerge du groupe. Cela est alimenté par des échanges avant que la réunion ne commence, à la pause, en faisant route commune jusqu’à l’arrêt de bus, etc. Qu’advient-il de tout ça en visio ? Il est possible de donner une place au corps, au non-verbal : proposer comme brise-glace de mimer l’état dans lequel ils se trouvent pour démarrer une session, ou bien guidez une séance d’auto-massage collective, etc. Favorisez les échanges informels en invitant à se connecter 15 minutes avant la séance, ce qui est l’occasion de tester les micros et caméras, mais aussi de papoter. N’hésitez pas à poser des questions telles que « comment allez-vous ? », « où est-ce que vous vous trouvez en ce moment ? », « qu’avez-vous découvert pendant le confinement ? », « avez-vous un livre à conseiller ? », etc. En effet, sans question précise, il est vraisemblable que chacun-e attende en silence que la session démarre, surtout dans un groupe qui ne se connait pas. De la même façon, vous pouvez annoncer que vous restez disponible après la session s’il y a des questions ou pour échanger sur la thématique.

Il y a des particularités à animer un temps collectif en visio, qu’il faut prendre en compte.

Comme chaque personne est elle aussi spécifique, c’est à vous d’être le rouage bien huilé entre les participant-es et les outils, afin de permettre une animation inclusive, qui donne une place à chacun-e et favorise l’intelligence collective !

Vous voulez en savoir plus ? Vous pouvez participer à nos formations Méthodes d’animation participative à distance.